Master Data Management per e-commerce

Potenziare il proprio business significa anche poter contare sulla gestione di tutti i dati relativi a prodotti, clienti, rivenditori, fornitori, risorse e location. Ci sono moltissime informazioni che risultano cruciali per la crescita della propria attività, ma a volte non vengono coordinate insieme. La risposta a questo problema sono i MDM (Master Data Management). Vediamo insieme di cosa si tratta. 

Cosa sono i Master Data Management? 

Prima di rispondere a questa domanda, è necessario capire cosa sono i dati master.

Essi vengono identificati come un insieme di informazioni essenziali riguardo i clienti, le forniture e le risorse a disposizione dell'azienda.

Ogni dato che riguarda il processo di vendita, dall'ordine fino alla spedizione e la consegna della merce, può essere raggruppato all'interno dei data master.

Pertanto essi possono essere di tipologie differenti a seconda delle priorità dell'impresa.

In linea generale, però, i dati master possono essere circoscritti a tre categorie:

• Dati transazionali, ovvero quelli generati fra clienti e acquirenti;

• Dati master veri e propri, cioè gli oggetti concreti sui quali vengono eseguite le transazioni;

• Dati analitici, che derivano da analisi e calcoli effettuati sui dati transazionali. 

Ovviamente queste tre tipologie di dati sono collegate, e un'azienda ha bisogno che tutte queste informazioni vengano sincronizzate correttamente per poter effettuare le sue transazioni commerciali quotidiane e organizzare il suo business.

I Master Data Management consentono di fare proprio questo: unificano e coordinano i dati master provenienti da varie fonti in modo coerente e uniforme, rendendoli quindi accessibili sempre a chiunque e in ogni momento.

Per definizione, i Master Data Management sono piattaforme che si integrano perfettamente con i software già presenti nell'azienda con l'obiettivo di creare un unico archivio, mediante il quale vengono aggiornati automaticamente tutte le informazioni, anche quelle presenti dei database secondari. 

Da questo si evince che la tecnologia MDM è indispensabile per garantire l'accuratezza e la completezza dei dati aziendali.

Le informazioni, dunque, vengono catalogate in una repository centrale e ciò ne permette l'aggiornamento istantaneo e sincronizzato. 

Quali vantaggi portano? 

Un'azienda che utilizza un MDM efficiente può sapere in ogni momento chi sono i suoi migliori clienti e dove si trovano, quali sono i prodotti su cui il guadagno è maggiore e su cui è necessario investire, e anche quante e quali sono le risorse necessarie per effettuare una determinata transazione.

Il vantaggio più evidente, quindi, è il profitto, generato da una migliore gestione di tutti i processi di acquisto/vendita e catalogazione dei prodotti esistenti.

I dati master mal gestiti, infatti, possono creare notevoli problemi all'azienda, soprattutto se ha più sedi e deve coordinare molte transazioni.

Senza i MDM, i vari reparti potrebbero archiviare i dati in applicazioni diverse, rendendoli poco uniformi tra loro.

Un esempio? Chi si occupa delle vendite magari manterrà le informazioni all'interno di un software per la gestione dei clienti, mentre il reparto contabile le archivierà nel software per la contabilità.

Si tratta però di informazioni che riguardano gli stessi clienti e le stesse transazioni, le quali vengono stoccate e suddivise in più luoghi, generando dati duplicati e confusione.

Con i MDM questi problemi non esistono più, ma oltre a ciò si avrà anche una minore incoerenza dei dati, derivata spesso da errori di distrazione durante l'inserimento manuale, una difficoltà superata totalmente dall'automazione.

Basti pensare che l'incoerenza dei dati può generare sbagli macroscopici: un prodotto potrebbe essere inviato all'indirizzo sbagliato o fatturato a un indirizzo non aggiornato, e ciò dipende dalla presenza di più set anagrafici sconnessi l'uno dall'altro.

Per l'azienda, queste sono sempre spese aggiuntive, che vengono efficacemente evitate dall'uso di MDM.

In definitiva, affidarsi ai MDM permette di: 

• Snellire tutti i processi all'interno delle imprese, che siano B2C o B2B;

• Guidare le vendite e le relazioni coi clienti, progettando anche esperienze personalizzate;

• Inserire i prodotti in maniera rapida verificando in real time i relativi dati;

• Controllare tutti i dati master contemporaneamente;

• Migliorare la segmentazione dei clienti e aumentare la trasparenza;

• Tracciare qualsiasi risorsa, comprese le attrezzature e la loro location;

• Monitorare gli adempimenti burocratici e normativi;

• Rendere disponibili ai partner commerciali e ai clienti tutte le informazioni rilevanti sui prodotti. 

Cosa consentono di fare gli MDM? 

Come abbiamo visto, la gestione dei dati master è fondamentale per l'intera catena di vendita, e consente di potenziare il proprio business prevenendo il disordine e il caos delle informazioni.

Il MDM permette di eliminare i silos di dati, evita la duplicazione di set di dati e tutti gli eventuali errori manuali.

I dati, infatti, possono diventare sparsi e incoerenti se non vengono centralizzati e gestiti all'interno di un unico spazio.

I master data management forniscono dati dalla qualità certificata e consentono di elaborarli all'interno di processi ad hoc stabiliti a priori a seconda delle necessità aziendali.

In questo modo le informazioni diventano un supporto concreto alle decisioni imprenditoriali, migliorando la produttività dell'impresa su ogni aspetto.

Una gestione efficace dei dati permette di anticipare anche tutti i rischi legati alla privacy, di monitorare costantemente tutti gli adempimenti burocratici e normativi, e identificare in tempo utile qualsiasi problema legato alla sicurezza.

In questo modo viene anche risparmiato del tempo prezioso, normalmente dedicato alla correzione di errori, preservando le risorse aziendali e potenziando la collaborazione fra i vari settori dell'azienda mediante l'automazione e la semplificazione dei processi.

Lo scambio di informazioni fra venditori e fornitori di prodotti viene snellito e velocizzato, le richieste vengono chiarite in tempi brevissimi e vengono immediatamente identificate le eventuali responsabilità dei dipartimenti aziendali coinvolti. 

MDM vs PIM 

Il PIM (Product Information Management) è un software che gestisce le informazioni sui vari prodotti.

Il compito di un PIM è quello di raccogliere tutte le informazioni esistenti su un prodotto da ogni fonte di dati, rendendoli coerenti, completi e utilizzabili.

Il PIM è essenziale soprattutto per la vendita di prodotti tramite i vari canali aziendali e semplifica enormemente flussi di lavoro molto complessi.

Dobbiamo tenere presente, infatti, che i dati prodotto sono moltissimi: codici SKU, attributi vari, descrizioni, specifiche tecniche, meta dati, prezzo, dati sul ciclo di vita, e molti altri ancora.

Si tratta pertanto di una soluzione ideale per un'azienda che possiede, ad esempio, un grande numero di SKU e dati prodotto da distribuire all'esterno in modo coerente.

A differenza delle piattaforme per MDM, il PIM elabora esclusivamente informazioni sulla merce.

I MDM, al contrario, archiviano tutti i dati interni all'azienda.

Si potrebbe affermare quindi che il PIM è un sottoinsieme del MDM.

Il PIM permette di automatizzare processi laboriosi e soggetti spesso ad errori, come la creazione di cataloghi, brochure, schede tecniche.

Le differenze fra le due soluzioni sono notevoli; il PIM è meno impattante dal punto di vista aziendale, e gestisce solo dati mirati, arricchendoli il più possibile di informazioni e contenuti multimediali.

I MDM contengono invece dati puri, e il loro obiettivo è completamente diverso.

Essi ospitano un grande volume di dati per archiviarli e sincronizzarli, rivoluzionando completamente l'architettura software base dell'azienda.

Nel caso di un PIM invece, siamo in presenza di software che possono essere adattati meglio anche a strutture preesistenti, e non intaccano l'ossatura dei database.

Un PIM infatti lavora solo col canale di ingresso che fornisce dati sui prodotti e sui canali di uscita previsti.

Entrambi i software, comunque, sono adatti ad aziende che faticano a mantenere un quadro unificato di alcuni tipi di dati all'interno dell'azienda, e possono anche sovrapporsi lavorando in perfetta sincronia.

In certi casi, l'azienda può iniziare con un PIM, e successivamente incorporare una strategia più grande che comprende anche un MDM. 

Quante tipologie di MDM ci sono e come scegliere il migliore in base alle proprie esigenze

Esistono diversi tipi di implementazione di MDM possibili tra cui è possibile scegliere per controllare i dati master dell'azienda, a seconda delle proprie necessità.

In generale si possono suddividere in quattro diversi stili:

• Stile del registro: è utile quando un'azienda possiede dati di diverse origini e ha difficoltà a scegliere quale di esse è più accurata. Con questo sistema, infatti, i dati vengono presi da ogni origine e inseriti nella piattaforma, nella quale viene fatto un processo di pulizia per identificare i duplicati e recuperare i dati più vicini a quelli originali. Uno dei suoi vantaggi è che i dati delle fonti non vengono cambiati, dunque possono essere consultati a piacimento anche una volta che è stata implementato il software. 

• Stile del consolidamento: è simile a quello del registro, ma aggiunge la gestione umana dei dati: dopo aver effettuato il processo di pulizia, i dati recuperati vengono analizzati da persone incaricate, le quali possono collegarli con esperienze reali e concrete per prendere decisioni ancora migliori. Questo sistema costa di più ma è l'ideale per tutte le aziende che desiderano potenziare la precisione dei dati provenienti da più fonti. 

• Stile di coesistenza: permette la coesistenza fra un hub MDM e le fonti originali dei dati. Ovvero, i dati recuperati in forma finale coesistono in entrambe le entità, e questo può migliorare l'efficienza del sistema, a seconda delle proprie esigenze. Si tratta di una soluzione utile per un'azienda che ha bisogno di un accesso facile e veloce allo stesso tipo di dati da tutte le risorse aziendali. Non si tratta di un'implementazione particolarmente costosa, inoltre, per cui è possibile usare questo sistema a basso costo per ottenere una raccolta dati estremamente precisa. 

• Stile centralizzato: è di norma preferito dalle grandi imprese, perché è il più avanzato e possiede margini di errore limitatissimi. In questo caso, tutti i dati vengono spostati in un hub centrale e ogni sistema si affida ad esso per ottenere informazioni. Tutte le risorse, quindi, hanno accesso agli stessi identici data master, i quali sono estremamente accurati.

Da tutto questo si può evincere che la scelta del sistema migliore deve essere valutata con estrema attenzione a seconda degli obiettivi. Un'azienda, oltretutto, potrebbe decidere di cambiare stile se mutano o aumentano i suoi requisiti.

L'unica certezza è che nel mondo di oggi, l'aumento dello scambio di informazioni (soprattutto online) e il loro crescente volume, rendono assolutamente indispensabile implementare un sistema MDM nell'azienda, per non rimanere indietro e perdere gli innumerevoli benefici che comporta una soluzione del genere.