Gestire il magazzino per aprire un negozio online

Vuoi aprire un negozio online ma non sai come gestire il magazzino con un e-commerce?

Come sincronizzare prodotti venduti online con quelli in negozio?

Se hai un negozio e allo stesso tempo vuoi vendere online, è importante che tu disponga di un buon gestionale che sia in grado di darti il controllo delle quantità di prodotti venduti, a disposizione e quelli terminati. Scopri in questo articolo come gestire le quantità in magazzino e la sincronizzazione con l’e-commerce.

la gestione del magazzino è una parte fondamentale nella gestione di un ecommerce ecco perchè:

Se vuoi aprire un negozio online, che tu abbia un punto fisico o meno, devi essere in grado di poter gestire correttamente il magazzino.

Anche quelli di un e-commerce hanno un registro informatizzato delle scorte con i dati relativi alle merci disponibili in stock: l'ERP è il software che contiene queste informazioni, dato che è il sistema che collega a livello informatico tutte le aree logistiche dell'azienda.

Si tratta di un sistema integrato con l’e-commerce che permette la gestione e l’analisi di tutti i processi importanti per un'azienda, gestione del magazzino compresa.

L’ERP è in grado di proporre cosa e quando comprare, può fornire tempistiche e costi delle giacenze merci a magazzino, rapportandolo al costo e al suo non utilizzo.

Può calcolare KPI avanzate come la LifeTime Value, ovvero il valore dei tuoi clienti, il vero margine del prodotto tenendo conto dei costi fissi, costi variabili.

Può inoltre calcolare i LIFO e FIFO che sono dei valori di acquisto sui prodotti dato che prezzi nel tempo possono variare in ingresso e in uscita al magazzino.

In questo modo, aggiornando i dati all'interno di questo strumento, anche il catalogo online si allinea di conseguenza e i clienti non rischiano di acquistare un prodotto che in realtà è terminato.

Non esiste un solo gestionale perfetto per tutti, perchè dipende da diversi fattori, come la complessità del catalogo, quindi il numero di prodotti, le attività di marketing che conti di avviare e i volumi di vendita nel corso dell’anno.

🎯Clicca qui se vuoi prima leggere: Come aprire un negozio online

Gestire un magazzino per la vendita online

Anche nel caso della vendita che passa da un e-commerce la gestione del magazzino è importante.

Anzi, si potrebbe dire che è cruciale, perché il mancato controllo delle scorte in deposito può portare a indisponibilità di merce acquistata online quindi all'insoddisfazione dei clienti.

La gestione del magazzino riguarda il modo in cui un’azienda gestisce il suo catalogo prodotti considerando 3 fattori:

• gli ordini
• lo stoccaggio
• la vendita

La scelta del software corretto è funzionale alla gestione dello stock di merce disponibile e la sua posizione nel deposito. In questo modo lo strumento giusto stima l’esaurimento delle scorte pianificando in automatico i riordini.

Inoltre tra le funzionalità di un software di gestione magazzino ci sono anche la gestione degli articoli per singoli attributi, la gestione dei codici a barre, delle distinte base, anche multilivello, la preparazione degli ordini e le spedizioni oltre che la fatturazione se necessario.

Nel back end del tuo sito web devi poter impostare il quantitativo di prodotti disponibili, il loro prezzo, eventuali promozioni e la disponibilità in magazzino.

Tuttavia è fondamentale trovare il modo di automatizzare al meglio questo processo, perchè si riduca il tempo necessario all'aggiornamento giornaliero del magazzino.

Devi quindi tenere allineate le quantità da vendere online con un attività di sincronizzazione tra online e offline, resa possibile solo con sistemi automatizzati.

Gestire i prodotti finiti e comprati online

Individuare il giusto strumento di gestione del magazzino è fondamentale per avere il controllo delle scorte in deposito, per evitare di non poter adempiere alle spedizioni se la merce termina. Idealmente, non dovresti mai arrivare ad esaurire un articolo rischiando di perdere vendite.

Ecco perchè devi rifornirti con tempestività registrando immediatamente anche le più banali movimentazioni di magazzino.

Devi quindi accertarti di tenere sempre aggiornate le quantità del prodotto nel software che regola il registratore di cassa in negozio e l’ERP, così che la disponibilità dei prodotti sia aggiornata una volta fatto il rifornimento.

Quasi tutti i software di magazzino hanno la possibilità di esportare i dati e un modo per allineare e-commerce e magazzino in modo che riportino gli stessi dati (almeno per ciò che riguarda codici prodotto e giacenze) è proprio quello di importare le quantità presenti per ciascun prodotto una o più volte al giorno (una volta accertato l’avvenuto pagamento dell’ordine da e-commerce).

Esistono però anche sistemi che permettono un’interazione bi-univoca, ovvero che riportano anche all’interno del software di magazzino le quantità di prodotto vendute on-line.

In questo modo, con un allineamento continuo e automatizzato, non rischi di mettere in vendita prodotti che di fatto non sono più disponibili.

I clienti potrebbero infatti fare un acquisto online, aspettandosi la consegna della merce che invece non puoi più garantire.

Ma se un prodotto è finito ed un cliente online l’ha acquisto la soluzione con contattarlo per fornirgli una alternativa o eventualmente un rimborso immediato dell’acquisto.

Questo renderebbe agli occhi del cliente uno shop professionale su cui fare affidamento nel caso di acquisti futuri, mantenendo alto il livello di fiducia.

Differenza tra un CRM e un ERP

Scegliere un gestionale completo e integrato con il tuo e-commerce ti permette di migliorare le attività amministrative: gestione della fatturazione, registrazione dei corrispettivi, gestione della prima nota e dei flussi di cassa e analisi della relazione con il cliente.

Un buon gestionale deve garantire:

• la lettura di codici a barre e lettori
• la tracciabilità dei prodotti (lotti e scadenze oppure la gestione taglie e colori)
• la gestione di scorte, giacenze e riordini
• la possibilità di fare un inventario

La scelta può ricadere su una piattaforma open source, su soluzioni che richiedono il pagamento di un canone o su piattaforme proprietarie altamente specializzate.

Ma un’azienda che vende online deve puntare soprattutto su un buon ERP, un software che controlla e gestisce la produzione e le funzioni finanziarie. Qual è la differenza?

L’ERP si occupa di:

• gestire costi, quantità, tempi del reparto produzione
• amministrare la contabilità
• coordinare la catena di distribuzione

Mentre il CRM si occupa di:

• automatizzare i processi di gestione del cliente
• analizza le procedure e implementa il management
• gestire il contatto con il cliente e le attività di vendita e marketing

La maggior parte degli ERP prevedono la possibilità di integrarsi con applicazioni di terze parti per consentire l’elaborazione dei pagamenti e rispettare gli adempimenti fiscali.

Facciamo un esempio.

Se noti che un prodotto viene venduto con maggior frequenza, come prima cosa contatti il fornitore per chiedere una nuova e più grossa fornitura.

Un'azione semplice ma solo se parliamo di pochi prodotti a magazzino, perchè quando il numero aumenta tutti i calcoli diventano difficili.

A farli, ci pensa il software di ERP che indica cosa, quanto e quando comprare, tenendo conto di fattori come numero di prodotti a magazzino e tempi di consegna e di aggiunta alla scorte, stagionalità, incrementi medi ed altri fattori importanti.

Magazzino proprietario o in dropshipping?

Se hai un e-commerce ci sono due modalità di gestione del magazzino: gestione diretta o indiretta.

Cambia la presenza o meno del magazzino e sono due modi diversi di impostare le vendite.

• Gestione diretta: un magazzino fisico ha dei costi non indifferenti, perchè è necessario acquistare o prendere in affitto un immobile e far fronte alle spese legate alle utenze fisse. Inoltre devi avere a disposizione un numero di pezzi tale da investire sulla merce prima di venderla e chiaramente devi assicurarti di avere il controllo totale della quantità di prodotti sempre presenti in magazzino.
• Dropshipping: gestione indiretta del magazzino senza uno spazio fisico di stoccaggio. In pratica i prodotti sono stoccati nello spazio di chi li produce o li commercia all’ingrosso a livello internazionale. In questo modo non ci sono i costi di gestione del magazzino, ma tu incassi per gli acquisti fatti dagli utenti e paghi il fornitore, che invia la merce al cliente finale.

Quindi, se da una parte il magazzino ha costi alti di gestione, dall’altra il dropshipping non dà controllo sulla disponibilità della merce.

I piccoli e-commerce che individuano un fornitore di prodotti che non li ha mai venduti possono utilizzare il dropshipping per risparmiare sui costi e offrire un prodotto unico.

Chi invece vende tanti prodotti diversi su cui ha bisogno quindi di un controllo maggiore, troverà più vantaggioso avere un magazzino proprio.

Bisogna quindi fare un’analisi del budget e della tipologia di store online per scegliere la soluzione migliore.

Conclusioni

L’efficacia di un e-commerce passa dalla corretta gestione con il magazzino. Quando disponibile (quindi se non si adotta il dropshipping), è fondamentale scegliere l’ERP più adatto per il proprio store.

Questo strumento ti consente di avere un quadro preciso di quanti prodotti sono rimasti in magazzino, allineando i dati dell’e-commerce con queste disponibilità.

I clienti online e in negozio potranno quindi contare sulla continua presenza dei prodotti perchè i dati saranno in costante aggiornamento.

Non ci sono strumenti migliori di altri, ma solo adatti al proprio business.