Usare gli OKR: il numero di obiettivi e Key Results

Sai come usare gli OKR?

Conosci il giusto numero di obiettivi e key results suggeriti da questo modello?

Gli OKR possono essere molto utili ad un'azienda che vende online tramite un ecommerce. La letteratura prevede tra i 3 e i 5 Key Results per raggiungere un obiettivo, nella durata media di un trimestre. Scopri come usare gli OKR nella tua strategia!

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Il modello dei OKR è è una delle metodologie organizzative per l’allineamento sugli obiettivi e sui risultati da raggiungere più diffuse tra le aziende.

Questo modello è funzionale a tracciare una strada in un progetto di business, puntando un obiettivo che è sempre più grande. Per usare gli OKR però devi fare un percorso a fasi definendo gli obiettivi in breve, motivo per cui solitamente si impostano gli OKR trimestrali.

🎯Clicca qui se vuoi prima leggere: OKR ecommerce: come gestire obiettivi e risultati

Sia che tu gestisca il tuo ecommerce da solo sia che tu abbia dei collaboratori, a partire da chi si occupa del marketing a chi del servizio clienti, bisogna muoversi gradualmente nel definire obiettivi e risultati.

Se hai avviato il tuo e-commerce a metà anno (o solo allora vuoi implementare gli OKR), il consiglio è quello di ragionare guardando verso la fine dell'anno e solo quando l'anno sarà finito potrai cominciare con la pianificazione dell'intero anno successivo.

Vediamo dunque come usare gli OKR quindi come definire il giusto numero di obiettivi e risultati.

1. Determina qual è l'obiettivo principale.

Prima di tutto devi determinare qual è l'obiettivo principale dell'organizzazione per l'anno. Solitamente a pensarci è il CEO dell’azienda, che coinvolge co-founder, chief o persone chiave nelle scelte strategiche (CFO, CMO, etc.): è decisivo infatti avere dei numeri di business finali a cui tendere. Questa attività dovrebbe essere fatta con largo anticipo rispetto all’inizio dell’anno di attività (tra i 30 e i 60 giorni prima).

Il suggerimento è quello di implementare gli OKR nel primo Quarter per "testare" il modello sui riporti diretti. Poi se va bene potrai farlo verso le linee di riporto sottostanti: questo ti permetterà di capire cosa non è andato bene.

Solo per fare un esempio, l'obiettivo principale potrebbe essere: aumentare del 30% il fatturato in un semestre. 

2. Dividi gli obiettivi più importanti.

Una volta definito l'obiettivo dell'anno, devi dividere, per il trimestre successivo al momento dell'elaborazione, quali sono gli obiettivi più importanti (fino a 3). Sono i cosiddetti obiettivi di Quarter. Anche qui il CEO può scegliere chi coinvolgere nella procedura e si fa 20-30 giorni prima dell’inizio del Quarter. Meglio identificare al massimo 5 Objectives (obiettivi), non di più altrimenti si rischia di essere dispersivi. 

Il suggerimento migliore per questa fase è quello di considerare solo gli obiettivi più importanti che hanno un impatto reale, senza complicarsi troppo la vita. Per essere davvero utili, questi obiettivi dovranno essere chiari e significativi, sia per l'organizzazione sia per i singoli individui. Tra l'altro, una volta scritti gli OKR, non è detto che non potrai cambiarli ma non puoi farlo continuamente!

Per l'esempio dell'aumento del fatturato del 30%, sotto obiettivi potrebbero essere: 

• Aumentare il numero di clienti
• Offrire nuovi servizi di scrittura
• Creare un pacchetto promozionale

3. Crea risultati per obiettivi.

A questo punto puoi creare risultati (da 3 a 5) per obiettivi di un quarto, i Key Results (appunto, risultati). Gli obiettivi sono qualitativi, i risultati quantitativi e quindi misurabili. In linea di massima, se non sei in grado di assegnare un numero per ciascun risultato, forse non vale neanche la pena prenderlo in considerazione.

E' consigliabile partire semplice: soprattutto all'inizio, puoi stare su 3 obiettivi con 3 Key Results ciascuno. I risultati devono essere ambiziosi, per cui è più che normale non raggiungerli al 100%. Un valore di 70% è già considerato un ottimo risultato.

Seguendo l’esempio, per raggiungere il primo sotto obiettivo (aumentare il numero di clienti) i KR potrebbero essere:

• trovare un servizio di email marketing performante
• lanciare una campagna di lead generation

4. Misura i risultati chiave settimanali.

La misurazione dei risultati è l’unico modo per capire se la strategia sta funzionando. Misurare i risultati chiave settimanali durante i vari Meeting generali e di area permette infatti di capire il tipo di progresso che si sta compiendo verso l’obiettivo in modo da essere tutti focalizzati sulle priorità impostate a inizio di Quarter.

Attenzione: i Key Results devono essere misurabili. Ricorda che i KR  devono essere S.M.A.R.T, ovvero, specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e time-bound (scadenza prestabilita). I più "avvantaggiati" sono vendite, prodotto, finance e marketing che già ragionano solo per numeri mentre aree come sviluppo, design o HR all’inizio faranno un po’ di fatica, ma appena comprendono il meccanismo non ne potranno più fare a meno.

5. Segui i risultati chiave mensili dell'azienda.

Ogni mese devi seguire l’andamento dei risultati chiave dell’azienda. Alcuni risultati saranno centrati al 100%, altri magari soltanto al 50%, alcuni magari non verranno raggiunti. La misurazione in corso d'opera dei risultati ottenuti ti consente di intervenire in caso di disallineamento con l’obiettivo principale correggendo eventualmente la strategia. Gli step di verifica sono fondamentali per la buona riuscita del progetto e possono essere impostati con cadenza settimanale, mensile, bimestrale, etc.

6. Alla fine del trimestre ripetere i passaggi 2 e 3.

Alla fine del trimestre (prima dell'inizio del successivo), devi ripetere i passaggi 2 e 3. Alla fine del Quarter infatti vanno rivisti gli OKR di tutti e dell’azienda stessa in un Meeting in cui il CEO racconta e argomenta gli OKR aziendali. Lo scopo è quello di dare visione a tutta l’azienda di cosa è andato bene e perchè e cosa devi migliorare e perchè. Gli obiettivi non raggiunti possono essere rivisti, cambiati, o riproposti per l’iterazione successiva.

Conclusioni.

Due sono i concetti alla base di questo metodo: allineamento (il coinvolgimento di tutte le risorse aziendali nella soddisfazione degli Objectives) e trasparenza (la "griglia" degli OKR deve essere condivisa e visibile a tutti i membri del team di progetto).

Gli OKR sono infatti un importante strumento di comunicazione che però devono essere utilizzati da tutta l’organizzazione. Ancora meglio se gli OKR di un team hanno dipendenze con altri team, in modo da promuovere il raggiungimento di obiettivi condivisi e rompere i silo in cui troppo spesso è semplice rifugiarsi.