Cos'è un DAM (Digital Asset Management)

DAM è l'acronimo di Digital Asset Management. Si tratta di un archivio centralizzato e affidabile realizzato per la gestione di contenuti digitali.

Tramite un sistema DAM, infatti, l'utente ha la possibilità di conservare, gestire e distribuire ogni asset digitale aziendali (come, ad esempio, foto, video, documenti e altro ancora).

Gestire gli asset media di un'azienda che possa tenere conto dei diversi canali di utilizzo è una sfida vinta dal DAM.

La gestione di queste risorse, al giorno d'oggi, è sempre più indispensabile, soprattutto in quelle aziende lavorano in multicanalità. Vediamo, quindi, tutto ciò che c'è da sapere sul DAM.

Le principali caratteristiche di un DAM (Dgital Asset Management)

Come accennato già nella premessa di questo articolo, il DAM non è altro che un sistema che consente alle imprese di poter gestire, archiviare, organizzare, modificare, recuperare e, infine, distribuire dei contenuti digitali di vario tipo.

Si tratta, quindi, di uno strumento che consente di dar vita a un sistema unico di contenuti digitali che vengono, così, inseriti all'interno di un catalogo virtuale.

In questo modo, è possibile ricercarli per mezzo di metadati garantendone l'accesso a ogni componente dell'azienda.

Fonte immagine: https://pimcore.com/it/platform/dam/features/asset-consolidation

Tra i principali vantaggi che riguardano questo tipo di piattaforma c'è la possibilità di dare maggiore forza e migliorare il controllo della brand identity aziendale e della brand image.

Questi due aspetti dipendono dall'opportunità che il DAM dà di utilizzare file digitali univoci e di poter aggiornare in maniera automatica tutte le risorse dai canali in cui esse si trovano.
Avere quindi una distribuzione verso l’esterno controllata e unica.

Una piattaforma DAM, dunque, può essere collegata a diversi sistemi come, ad esempio, quelli editoriali, gli ecommerce, i PIM e altro ancora.

In un DAM è possibile inserire e aggiornare diversi tipi di file multimediali. I più comuni sono documenti PDF, file audio e video, animazioni come le GIF e molti altri file utili che possono accrescere il valore di un marchio che ne detiene i diritti.

È importante anche sottolineare che i DAM consentono la gestione di questi file anche per mezzo di commenti, task e workflow che possono essere assegnati da altri componenti dello staff aziendale, così da ottenere dei file costantemente completi e dando uniformità all'iter creativo.

I sistemi, poi, possono essere implementati sia sfruttando la tecnologia cloud, in locale o in una forma che integra entrambe le soluzioni.

Questo consente di poter gestire al meglio le risorse quando il loro numero aumenta.

Il funzionamento di un DAM:

Fonte immagine: https://pimcore.com/it/platform/dam/features/asset-consolidation

Abbiamo analizzato le principali caratteristiche del DAM, adesso vedremo più da vicino il funzionamento di questo sistema, soffermandosi sui passaggi più importanti che è possibile effettuare, partendo dal caricamento di una risorsa alla sua distribuzione sui vari canali.

1. Il primo step è la realizzazione e l'inserimento della risorsa. Quest'ultima viene inserita nel DAM in diverso modo: caricamento diretto dei file, un sistema di upload automatico, sincronizzazione da altri sistemi o differenti collegamenti.
   
   
2. Il secondo passaggio prevede la finalizzazione dell'upload dei metadati. Infatti, dopo aver inserito il file si può arricchire la risorsa mettendo i tag utili a dargli maggiore valore.
   L’immagine può a questo punto essere modificata o lavorata in accordo agli standard richiesti (standard grafici per editoria o pubblicazione web). È questo il momento anche per l'aggiunta dei metadati, ovvero tutti quei dati che consentono di effettuare una ricerca più rapida e semplice di un determinato file inserito all'interno del DAM.
   Tra i migliori tag da utilizzare per classificare un file ci sono il tipo di risorsa, la versione, la tipologia di supporto e la tecnologia usata per la creazione. Questo modo di procedere consente di impostare un DAM ben strutturato e l'accessibilità facile per tutti i componenti di un team aziendale.
   
   
3. Il terzo passo, per il corretto funzionamento di un DAM, è la gestione delle diverse operazioni per mezzo di workflow. Questo significa creare dei processi controllati di gestione del dato. Quindi l'indicizzazione realizzata può essere sfruttata per usufruire di automazioni che, con delle precise regole basate sui tag, consente di creare azioni e processi automatizzati.
   
   
4. Il passo successivo riguarda l'aggiornamento e il controllo delle versioni. Fondamentale è il mantenimento delle risorse sempre aggiornate alle loro ultime versioni. Un sistema DAM, infatti, sfrutterà le versioni più recenti nel workflow che verrà sincronizzata nei diversi canali. Le versioni più vecchie, naturalmente, rimarranno memorizzate e saranno sfruttabili in caso di necessità. Dopo l'aggiornamento delle versioni, occorre occuparsi della gestione delle autorizzazioni. Infatti, per mezzo dei DAM si possono gestire le autorizzazioni per il team aziendale. In questo modo, oltre a garantire una maggiore sicurezza delle risorse, è possibile che ogni membro abbia le autorizzazioni inerenti il proprio ruolo. Questo modo di procedere evita che le risorse possano essere modificate in modo non corretto, o ancora sottratte o cestinate per errore.
   
   
5. Penultima fare del funzionamento corretto di un DAM è la distribuzione dei contenuti. Infatti, tramite questa piattaforma è possibile pubblicare i file in tutti i canali desiderati. Questo processo avviene per mezzo di collegamenti con le diverse piattaforme dell'azienda ed è possibile anche gestire le scadenze dei collegamenti creati.
   

Ogni risorsa creata può essere inserita in siti web, come gli ecommerce, così che ogni utente posso utilizzare contenuti aggiornati in live.

Quando un asset subisce delle modifiche o degli aggiornamenti, questo viene anche modificato nel punto di distribuzione in cui si trova.

Infine, abbiamo il monitoraggio delle prestazioni dei contenuti.

Sono tanti i sistemi DAM che consentono di gestire i dati sulle prestazioni degli asset digitali.

Tra i dati più importanti ricordiamo il numero di visual e il dato sull'interazione.

Quest'ultimo passaggio permette di monitorare, con grande precisione, il dati relativi al ROI e altri KPI importanti per le risorse digitali.

Chi può usufruire dei benefici di un Digital Asset Management?

Abbiamo analizzato caratteristiche e funzionamento di un DAM.

Adesso, vedremo più da vicino chi sono i principali beneficiari di questo sistema e, quindi, quali sono le aziende che possono ottenere maggiori vantaggi dall'adozione di un DAM.

Affermare che il DAM è vantaggioso per ogni tipologia di azienda è riduttivo. Infatti, in molti rispondono a questo quesito dicendo che il DAM è utile sia a piccole che grandi imprese, in virtù delle sue funzionalità che aiuta a gestire i processi, grazie anche alla sua scalabilità.

Analizzando, però, in maniera più realistica e dettagliata questo aspetto, alcune aziende hanno più necessità di un DAM. Questa scrematura può essere realizzata attenzionando sei diverse problematiche che possono presentarsi all'interno di un'impresa.

• Il primo tipo di problema che può spingere un'impresa a utilizzare un DAM per ottenere benefici è quando un'azienda ha un numero elevato di canali di vendita e si utilizzano numerose risorse digitali.
  E’ necessario oggi svolgere attività di marketing adottando strategie multi canale, così da restare al passo con le tendenze attuali. Il proprio sito aziendale deve essere considerato come un mezzo fondamentale dell'impresa per realizzare strategie di marketing. A questo canale ne vanno affiancati altri come, ad esempio, i social network, i mezzi stampa, la cartellonistica, i video e molto altro ancora.
  Questo punto fa intuire la quantità di risorse digitali che occorre gestire per pianificare strategie di marketing multi canale, dati che vanno naturalmente anche archiviati e aggiornati. Non usare dei DAM espone un'azienda a rischi come cancellazione di risorse, duplicazione errata dei file e una UX (User Experience) non coordinata tra i vari canali dell'azienda. Infatti, ciò che contraddistingue i DAM è proprio la scalabilità.
  
  
• Secondo problema che può essere migliorato tramite l'utilizzo di DAM è eliminare un sistema aziendale di cartelle pieno di duplicati e non corretti o versioni diverse degli stessi file. Altra difficoltà è l’impossibilità di trovare il file ricercato quando non si conosce il suo nome.
  È possibile risolvere tale problematica con i DAM che consentono di trovare un file filtrando per attributi, aspetto che abbiamo analizzato anche in precedenza. In questo contesto dell'archiviazione in cartelle, altro problema che si crea è la presenza di numerosi duplicati che portano a una duplice problematica: riduzione dello spazio disponibile per l'archiviazione; la difficoltà nell'aggiornamento o la modifica dei file.
  Conseguenza di quest'ultimo aspetto è anche un danno all'immagine del marchio aziendale qualora immagini o documenti non aggiornati circolano nei canali di vendita.
  Grazie ai DAM è possibile ovviare a questi problemi grazie al supporto che arriva dall'IA (Intelligenza Artificiale). Quest'ultima, infatti ad esempio, effettua una scansione durante l'upload e segnale la presenza di duplicati. L'utente può scegliere se caricare il file sovrascrivendo il precedente o mantenendo l'originale. In questo modo si evita il problema della presenza di duplicati che intasano il sistema.
  
  
• Terzo vantaggio da sfruttare con i DAM è la riduzione del tempo di ricerca della versione più recente di un file.  Utilizzando i DAM si possono fare ricerche veloci tramite metadati, così da accedere a ogni versione di un file e selezionare quella più recente. In questo modo, si eviterà che un contenuto venga inserito all'interno di un canale aziendale, come il sito web, senza che sia aggiornato alla sua ultima versione.
  
  
• Grazie ai DAM è possibile migliorare l'organizzazione aziendale interna assegnando compiti e stati dei progetti ai membri di un team, settando le autorizzazioni e gestendo i processi di approvazione.
  
  
• Altro problema risolvibile con i DAM è la difficoltà nello scambio di contenuti sia internamente che esternamente all'impresa. Questo tipo di problema può generare problemi di collaborazione tra i diversi componenti dei team e i dipendenti o collaboratori esterni.
  Grazie ai DAM è possibile facilitare questo processo di scambio in quanto i file vengono archiviati in un punto centrale e servirà semplicemente inserire gli utenti e condividere con loro tutti i file.
  
  
• Infine, i DAM offrono un grande vantaggio a quelle aziende che sfruttano tecnologie per accrescere la customer experience dei clienti. Grazie all'intelligenza artificiale che compone i DAM, gli utenti possono ricevere un valido aiuto nella ricerca rapida e semplice dei contenuti desiderati.
  
  

A chi serve il DAM all'interno di un'azienda?

Utilizzare dei DAM in azienda può dare dei vantaggi a ogni ruolo.

Di seguito, vedremo nel dettaglio come questo sistema può agevolare il lavoro dei reparti aziendali durante le attività giornaliere.

Per quanto riguarda il reparto che si occupa di marketing, i DAM consentono di archiviare tutte le risorse utili quando vengono pianificate e create le campagne di marketing. 

Dobbiamo sottolineare che, al giorno d'oggi, l'utilizzo dei DAM in questo ambito è leggermente più diffuso rispetto al passato.

Gli addetti al marketing si occupano di promuovere i prodotti e creano anche un rapporto con i clienti, oltre che l'engagement e la brand identity e image.

Grazie ai DAM il team di marketing lavora in modo più rapido e ottimizzato, avendo accesso alle risorse multimediali in meno tempo.

I DAM sono particolarmente utili per chi crea campagne promozionali multicanale, in quanto garantiscono che i dati saranno inseriti in tempo e che saranno ottimizzati per tutti gli utenti.

Infine, per il team marketing i DAM consentono di avere un quadro chiaro, dettagliato e aggiornato sul ROI, capendo quale delle piattaforme presenta performance migliori.

Altro reparto che può ottenere grandi vantaggi dall'utilizzo del DAM è quello creativo.

Infatti, il team di grafici, fotografi e videomaker hanno la possibilità di creare un archivio di tutti i file rendendoli accessibili in modo automatico per chi deve utilizzarli.

Grazie ai DAM, poi, è possibile inserire anche task e commenti ai file che facilitano l'iter di creazione dei vari contenuti per gli altri componenti del team aziendale.

Inoltre, grazie ai DAM si evita il rischio di creare file più volte a causa di cancellazioni non volute o l'impossibilità di trovare una risorsa già creata.

Questi aspetti consentono di ridurre le tempistiche di lavoro e lo stress.

Le diverse risorse realizzate dal team di creativi possono essere condivise con i manager e i vari reparti (marketing, vendite, ecommerce) tramite il portale o dei link di condivisione appositi.

Per quanto riguarda gli addetti alle vendite, invece, si pone il problema di consegnare le risorse a diverse categorie di pubblico presente in ogni parte del mondo.

Ognuno di questi, poi, presenta esigenze specifiche, anche per quanto riguarda il tipo di risorse che si usano.

Grazie ai DAM, il team vendite può realizzare risorse studiate e pensate per il canale di vendita desiderato.

Ogni materiale può essere personalizzato in base ai bisogni del mercato di riferimento che presenta caratteristiche specifiche come, ad esempio, una lingua o valuta diversa.

Infine, citiamo anche i vantaggi per chi lavora nel campo IT e dell'ecommerce. Come nei casi precedenti, anche gli addetti di questo settore hanno bisogno di creare una User Experience di alto livello per gli utenti, sia per quanto riguarda l'esperienza di navigazione sul sito internet, sia nel processo di acquisto presso lo shop online.

Grazie all'utilizzo dei DAM, è possibile inserire i contenuti in queste piattaforme e impostare un aggiornamento automatico quando vengono realizzate delle nuove versioni di uno stesso contenuto (come ad esempio video, fotografie e i loro attributi), così da avere sempre risorse coerenti, aggiornate e dettagliate.

Per il reparto IT, poi, i DAM permettono di utilizzare la data integration con altre piattaforme.

Considerazioni finali sul Digital Asset Management

In questo articolo abbiamo analizzato in profondità cosa sia un Digital Asset Management, le sue funzionalità e i vantaggi per i diversi reparti aziendali.

Inoltre, abbiamo anche sottolineato quali tipologie di imprese possono sfruttarlo al meglio, analizzando le problematiche principali che i DAM possono risolvere e migliorare.

Quelle imprese che vogliono orientarsi verso una vendita su più canali, i DAM costituiscono un grande vantaggio per poter risparmiare risorse economiche e tantissimo tempo.

Occorre, quindi, selezionare il DAM che più si addice al proprio modello di business, anche se non è certamente un'operazione facile.

Per farlo, bisogna tener conto del budget a disposizione da investire in questo sistema, il tipo di utilizzo che se ne vuole fare e l'integrazione con altri sistemi e piattaforme.

Un valido supporto tecnico da parte di specialisti e il giusto partner permette di valutare i vantaggi che riguardano l'ottimizzazione del tempo, dei processi e delle risorse utilizzate.